Uvodne odredbe
Ova Politika utvrđuje odgovoran i transparentan okvir za osiguravanje usklađenosti s Općom uredbom o zaštiti osobnih podataka. Politika se primjenjuje na sve organizacijske dijelove tvrtke SOLVENTA SERVICES d.o.o. (u daljnjem tekstu VODITELJ OBRADE), na sve zaposlenike (uključujući honorarne djelatnike i privremene radnike jednako) i na sve vanjske suradnike koji djeluju u ime voditelja obrade.
Pojmovi i definicije
OPĆA UREDBA O ZAŠTITI OSOBNIH PODATAKA (GDPR) Opća uredba o zaštiti osobnih podataka (GDPR) (Regulation (EU) 2016/679) je uredba kojom Europski parlament, Vijeće Europske unije i Europska komisija namjeravaju ojačati i objediniti procese zaštite osobnih podataka svih pojedinaca unutar Europske unije (EU). Uredba se također odnosi na iznošenje osobnih podataka van EU.
VODITELJ OBRADE Subjekt koji utvrđuje svrhu, uvjete i način obrade osobnih podataka.
IZVRŠITELJ OBRADE Subjekt koji provodi obradu podataka u ime voditelja obrade.
AGENCIJA ZA ZAŠTITU OSOBNIH PODATAKA Državna agencija čiji je zadatak štititi podatke i privatnost, nadgledati procese primjene Uredbe, te aktivno provoditi Uredbu o zaštiti osobnih podataka unutar Europske unije.
SLUŽBENIK ZA ZAŠTITU OSOBNIH PODATAKA Stručnjak za zaštitu podataka koji samostalno djeluje kako bi osigurao da poslovni entitet djeluje u skladu s politikama i procedurama koje su postavljene na temelju Uredbe.
ISPITANIK Fizička osoba čije osobne podatke obrađuju voditelj ili izvršitelj obrade podataka.
OSOBNI PODATAK Bilo koja informacija koja se dovodi u vezu s fizičkom osobom, tj. ispitanikom i koja se može koristiti za izravno ili neizravno identificiranje osobe.
OBRADA OSOBNIH PODATAKA Bilo koja djelatnost koja se provodi nad osobnim podacima, automatska ili ne, koja uključuje prikupljanje, upotrebu, izradu zapisa i slično. PROFILIRANJE Svaka automatizirana obrada podataka u svrhu procjene, analize ili predviđanja ponašanja ispitanika.
PRAVO PRISTUPA ISPITANIKA Poznato kao ‘pravo pristupa’, omogućuje ispitaniku pristup osobnim podacima koji ga se tiču i koji su u posjedu voditelja obrade.
Pravna osnova
Pravne osnove za prikupljanje i obradu osobnih podataka ispitanika su:
ZAKONSKA OBVEZA Zakoni kojima se uređuje poslovanje obveznika propisuju skupove podataka koji su nužni za izvršenje zakonske obveze. Za prikupljanje i obradu podataka propisanih zakonima, voditelj obrade neće tražiti privolu od ispitanika, ali će prikupljati samo podatke propisane zakonom i neće ih koristiti u druge svrhe. Ovo se posebno odnosi na podatke prikupljene temeljem sljedećih zakona i njima pripadajućih pravilnika među kojima izdvajamo:– Zakon o porezu na dodanu vrijednost – Zakon o porezu na dohodak – Zakon o radu – Pravilnik o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima – Zakon o računovodstvu
IZVRŠENJE UGOVORNE OBVEZE Osobne podatke potrebne za ispunjenje ugovorne obveze voditelj obrade će prikupljati bez privole ispitanika, u minimalnom obimu koji je nužan za izvršenje obveze.
LEGITIMNI INTERES Voditelj obrade će objaviti popis svojih legitimnih interesa na temelju kojih prikuplja i obrađuje osobne podatke u svrhu omogućavanja i/ili unapređenja svojih usluga ili proizvoda.
ZAŠTITA VITALNIH INTERESA ISPITANIKA Voditelj obrade može prikupljati i obrađivati osobne podatke bez privole ispitanika ukoliko je to u svrhu zaštite njegovih vitalnih interesa.
JAVNI INTERES ILI IZVRŠENJE SLUŽBENE OVLASTI VODITELJA OBRADE U slučaju kada djelatnost voditelja obrade obuhvaća djelovanje u ime javnog interesa ili se obrada podataka temelji na drugoj vrsti službene ovlasti, nije uvijek nužno obavijestiti ispitanika o prikupljanju osobnih podataka.
PRIVOLA U svim ostalim slučajevima, voditelj obrade tražit će privolu od ispitanika za prikupljanje i obradu osobnih podataka u kojoj će svrha obrade biti jasno navedena. Ispitanik u svakom trenutku može povući privolu i time njegovi podaci moraju automatski biti uklonjeni i obrada prekinuta. Voditelj obrade vodit će evidenciju aktivnih i povučenih privola u svrhu osiguravanja ispravnosti poslovanja.
Izjava o politici
Voditelj obrade posvećen je poslovanju u skladu sa svim zakonima, regulativama te najvišim standardima etičnog poslovanja. Ova politika iznosi odredbe očekivanog ophođenja zaposlenika voditelja obrade i njegovih vanjskih suradnika koji se bave prikupljanjem, upotrebom, čuvanjem, prijenosom, objavljivanjem ili uništavanjem bilo kakvih osobnih podataka koji pripadaju zaposlenicima, poslovnim partnerima voditelja obrade i drugim fizičkim osobama. Svrha politike je standardizacija zaštite prava i sloboda ispitanika očuvanjem privatnosti njegovih osobnih podataka u svim aspektima poslovanja voditelja obrade koji uključuju osobne podatke. Ovom politikom utvrđuje se da tvrtka SOLVENTA SERVICES d.o.o. kao voditelj obrade neće neovlašteno otkrivati osobne podatke trećoj strani, niti postupati na način koji ih ugrožava.
Načela obrade
Voditelj obrade usvaja načela kojih će se držati pri prikupljanju, korištenju, zadržavanju, prijenosu i uništavanju osobnih podataka:
LEGITIMNOST, PRAVEDNOST I TRANSPARENTNOST Osobni podaci obrađivat će se pravedno, legitimno i transparentno spram ispitanika što znači da će voditelj obrade u svim relevantnim situacijama izvjestiti ispitanika o tome kako će obrađivati podatke (transparentnost), u skladu sa svrhom koja je propisana u primjenjivom zakonu o zaštiti osobnih podataka (legitimnost), a obrada će se vršiti isključivo u skladu s time što je rečeno (pravednost).
OGRANIČENJE SVRHE Osobni podaci prikupljaju se za jasno definirane i legitimne svrhe te se neće obrađivati ni na koji način koji nije u skladu s tim svrhama. Voditelj obrade mora jasno navesti za što će se koristiti prikupljeni podaci te ograničiti procese obrade osobnih podataka na isključivo one procese koji su potrebni da bi se ostvarile te svrhe.
MINIMIZACIJA PODATAKA Prikupljeni osobni podaci bit će relevantni i ograničeni na ono što je nužno za postizanje svrhe njihove obrade. Voditelj obrade neće prikupljati, obrađivati ni pohranjivati više osobnih podataka no što je nužno potrebno.
SIGURNOST PODATAKA Osobni podaci će se obrađivati i pohranjivati na način koji osigurava odgovarajuću zaštitu od povreda poput neovlaštene i nezakonite obrade te slučajnog gubitka, uništenja ili oštećenja podataka. Voditelj obrade će implementirati prikladne tehnološke i organizacijske mjere opisane u Politici sigurnosti osobnih podataka kako bi u svakom trenutku osigurao cjelovitost i povjerljivost osobnih podataka.
PRIVATNOST Prilikom dizajniranja novih sustava ili pri pregledu i / ili proširenju postojećih sustava i procesa voditelja obrade, vodit će se briga o primjeni svih ovih načela kako bi se maksimalno zaštitila privatnost ispitanika.
POHRANA PODATAKA Osobni podaci neće se čuvati u obliku koji omogućava identifikaciju ispitanika dulje no što je to potrebno za svrhu obrade. Voditelj obrade će, gdje god je to moguće, čuvati osobne podatke na način koji ograničava ili sprečava identifikaciju ispitanika.
TOČNOST PODATAKA Prikupljeni osobni podaci bit će točni i ažurni, što znači da će voditelj obrade imati razvijene procedure za otkrivanje i rješavanje zastarjelih, netočnih i nepotrebnih osobnih podataka.
PRIVATNOST Prilikom dizajniranja novih te pri pregledu i proširenju postojećih sustava i procesa voditelja obrade, vodit će se briga o primjeni svih ovih načela kako bi se maksimalno zaštitila privatnost ispitanika.
Prava ispitanika
Svi ispitanici čiji se podaci prikupljaju i obrađuju od strane voditelja obrade, imaju sljedeća prava:
PRAVO NA PRISTUP INFORMACIJAMA Svaki ispitanik ima pravo na kopiju podataka koje voditelj obrade posjeduje u svojoj arhivi u svrhu uvida. Osim prava na uvid u vlastite podatke, ispitanik ima i pravo na informaciju o:
– svrsi obrade i pravnoj osnovi za obradu – legitimnom interesu, ako se na njemu temelji obrada – vrstama i kategorijama prikupljenih osobnih podataka – trećim stranama kojima se podaci proslijeđuju – roku čuvanja podataka – izvoru osobnih podataka, ako nisu prikupljeni od ispitanika
Sve informacije ispitaniku trebaju biti dostavljene jasnim i jednostavnim jezikom, kako bi osigurali razumijevanje, te moraju biti jasno naznačene i vidljive kako ih ispitanik ne bi previdio. Postoji mogućnost da pružanje zatraženih informacija ispitaniku može otkriti informacije o drugoj osobi. U takvim je slučajevima potrebno te podatke anonimizirati ili posve uskratiti kako bi se zaštitila prava te osobe.
PRAVO NA ZABORAV Ispitanici mogu zatražiti da se podaci o njima uklone iz arhive. Zahtjev će biti uzet na razmatranje i bit će mu udovoljeno ukoliko se ne protivi pravnoj osnovi obrade osobnih podataka.
PRAVO NA OGRANIČAVANJE OBRADE Ispitanici imaju pravo na ograničavanje opsega obrade, u slučajevima u kojima je to primjenjivo.
PRAVO NA PRIGOVOR Ispitanici imaju pravo na prigovor, posebno u slučaju kad se obrada temelji na legitimnom interesu voditelja obrade. Tada je potrebno napraviti reviziju svrhe obrade i ustanoviti njenu pravnu osnovu te u slučajevima kada je to primjenjivo, omogućiti ispitaniku povlačenje privole za obradu podataka i/ili prestanak obrade njegovih podataka.
PRAVO NA ISPRAVAK PODATAKA Svaki ispitanik ima pravo na ispravak netočnih ili nepotpunih podataka koje voditelj obrade posjeduje u svojoj arhivi.
PRAVO NA PRIJENOS PODATAKA Ispitanici imaju pravo na kopiju podataka radi prijenosa drugom voditelju obrade.
PRAVO NA PROCJENU Ispitanici imaju pravo tražiti od nadzornog tijela procjenu kršenja odredbi Uredbe i internih politika voditelja obrade.
PRAVO NA PRIGOVOR Ispitanici imaju pravo na prigovor na automatsko profiliranje i druge oblike automatiziranog donošenja odluka. U slučaju da voditelj obrade odbije zahtijev ispitanika, u odgovoru će biti naveden razlog odbijanja, na kojeg se ispitanici mogu žaliti nadležnom tijelu za zaštitu osobnih podataka (AZOP-u).
